De todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é semelhante ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrónico.

Definição dos vários estados pelos quais um documento ou processo passa, incluindo acções, transições, tarefas, estados, distribuição, aprovação ou arquivo.

Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.

A redução de custo advém do aumento de produtividade na gestão de processos, tramitação e decisão, procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo com cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.